Yuav ua li cas yog cov ntaub ntawv kev tswj thiab daim ntawv tswj?

Zoo nyob rau hauv lag luam nyob rau nws kom lub koom haum. Ob managers thiab neeg ua hauj lwm yuav tsum paub hais tias xws li cov ntaub ntawv. Yuav ua li cas yog nws cov nta, hom muaj, thiab zoo li cas cov kev cai yuav tsum tau coj mus rau hauv tus account nyob rau hauv lub koom haum ntawm workflow?

Yuav ua li cas yog cov ntaub ntawv kev tswj

Tej lub koom haum, tsis hais ntawm cov tswv cuab thiab cov yam ntxwv, tsim nyob rau hauv lub chav kawm ntawm ua lag ua luam ntau yam ntawm daim ntawv. Nws yuav ua tau tag nrho ob qho kev txiav txim thiab cov tsiaj ntawv, thiab ntaub ntawv. Tag nrho cov ntawm lawv mus rau lub koom haum thiab kev cov ntaub ntawv.

Chaw ua hauj lwm ua hauj lwm - ib qho kev ua los tsim cov ntaub ntawv ntawm lub koom haum, ua los ntawm tej yam kev cai thiab yuav tsum. Feem ntau cov feem ntau nyob rau hauv lub qhauj faib siab ua hauj lwm, kev ua hauj lwm nyob rau hauv no sector. Nyob rau hauv me me npe secretary muaj nuj nqi yuav tsum muab tso rau hauv yuav luag txhua tus neeg ua haujlwm.

Yog hais tias koj to taub cov essence ntawm lub terminology (dab tsi cov ntaub ntawv), nws yuav paub tseeb hais tias lub keeb kwm ntawm cov lo lus. Qhov no, saum toj no tag nrho, lub fixation rau ib tug cov ntaub ntawv uas cov cab kuj ntawm lwm cov ntaub ntawv. Thaum lub sij hawm tus txheej txheem no tsim koom haum thiab kev cov ntaub ntawv, uas tom qab initiates tej yam.

Lub sij hawm "clerical" nyob rau ib lub sij hawm ntev, tiam sis tsuas yog nyob rau hauv nruab nrab ntawm lub xeem caug xyoo, officially coj zoo, tsau nyob rau hauv cov kev cai ntawm lub xeev.

Chaw ua hauj lwm tswj thiab daim ntawv tswj - yog dab tsi?

Lub koom haum yuav tsis muaj nyob ntawm nws tus kheej los ntawm txoj cai. Nws yog ib txwm ib tug cov ntaub ntawv kev tswj thiab daim ntawv tswj. Yuav ua li cas yog nws, dab tsi nta ntawm lub hloov lwm lub tsev ntawv, yuav ua li cas teem caij rau lawv? Cov teeb meem yog solved los ntawm cov kws tshwj xeeb: secretaries, archivists, neeg ua hauj lwm ntawm lub neeg department.

Ua lag ua luam xov xwm yuav kho cov ntaub ntawv ntawm ib tug tangible nruab nrab, cov creation ntawm ib daim ntawv los yog hluav taws xob ntsuas. Thaum nws puag yog ua workflow lub koom haum - muaj zog thiaj los yog ib tsab ntawv los ntawm nws cov creation rau tiav thiab xa cov archive los yog kev puas tsuaj.

Raws li rau ntawm qhov chaw ua lag ua luam ntaub ntawv nrog rau kev hwm mus ua hauj lwm thiab cov kev tswj ntawm lub koom haum daim ntawv no yuav muab faib mus rau hauv sab nraud thiab sab hauv. Los ntawm cov chaw yuav yog nyob ntawm seb txoj kev rau pem hauv ntej kev txiav txim, cov tsiaj ntawv.

Internal daim ntawv lub koom haum yuav cov nram qab no cov kauj ruam:

• lub creation ntawm peb tes num daim ntawv;
• kev sib koom tes;
• cua ntsawj ntshab daim ntawv kos npe rau, muab cia rau hauv lub hnub thiab lub npe xov tooj; los ntawm lub sij hawm ntawm kev cuv npe yog suav teb luam tawm thiab txais rau tiav;
• coj lub perpetrators thiab saib xyuas;
• tiav ntawm kev txiav txim;
• sau npe ntawm lub tua ntawm cov ntaub ntawv rau cia, nyob ntawm seb lub sij hawm thiab yuav tsum muaj;
• kev puas tsuaj ntawm ua lag ua luam ntaub ntawv nrog dhau los tsim lawv rau archiving.

Theem lwm daim ntawv raws li ib tug tag nrho yog zoo sib xws, tab sis muaj ib co kev txawv no:

• Cov ntaub ntawv muab rau lub tuam txhab los ntawm sab nraum. Qhov no daim ntawv yuav ua tau niam txiv thiab tus me nyuam, ceg, kev cai los ntawm cov tub ceev xwm ntawm cov hauj lwm tub ceev xwm, lub tsev hais plaub kev txiav txim, cov tsiaj ntawv los ntawm cov pej xeem.
• Tag nrho cov tau txais nyob rau hauv Workers ua lag ua luam ntaub ntawv yuav tsum tau rau undergo sau npe txoj kev. Nws qhia hais tias lawv yog npaum li cas nyob rau hauv kev tswj.
• Cov kauj ruam tom ntej yog mus ua hauj lwm nrog cov ntaub ntawv, cov kev taw qhia los yog kev kawm uas yuav tsum tau.
• Yog hais tias tsim nyog, ib tug formal teb yog tsim los.
• Qhov kawg theem - yog nqus ntawm ntev ntev los yog archival cia, thiab eventual kev puas tsuaj.

Nyob rau hauv tas li ntawd, txoj kev mus rau lub kev tswj ntawm lub koom haum yog cov nram qab no ntawm cov ntaub ntawv:

• upward - los ntawm tus qhev mus rau lub rulers (explanatory sau ntawv);
• downward - los ntawm cov kev tswj rau cov neeg ua hauj lwm (txiav txim);
• kab rov tav - nruab nrab ntawm sib npaug zos txaus (kev ua, kev cai).

Tag nrho cov ua sawv ntawm daim ntawv yog nyob rau hauv tsab ntawv tsa suab kaw nyob rau hauv tshwj xeeb txhua hnub. Lawv yuav tsum tau ua nyob rau hauv ob peb txoj kev sib txawv:

• sau ntawm lub zog cov ntaub ntawv;
• phaib cov ntaub ntawv;
• hluav taws xob ntawv no yog feem ntau nyob rau hauv lub loj heev feem ntau ntawm cov koom haum.

Nta ntawm lub tsev hais plaub kev taug plaub ntug

Muaj ntau xav li cas kev cai lij choj cov ntaub ntawv, thiab yuav ua li cas nws txawv ntawm tag nrho cov. Tsev hais plaub cov ntaub ntawv - nws yog ib tug me ntsis txawv cov ntawm cov ntaub ntawv thiab cov ntaub ntawv pov thawj. Kom cia thiab zog muab transparency ntawm cov plaub ntug system. Mus sib hais clerical, tsis zoo li lub koom haum yuav tsum yeem. Nws yog ua los ntawm cov kev tso cai cov neeg thiab yog nruj me ntsis tiv thaiv tau. Rau nws, lub chaw tswj thiab zoo txhais tag nrho cov kauj ruam mus rau kev puas tsuaj.

zog ntawm tus Secretary

Feem ntau ntawm cov tuam txhab ua hauj lwm heev vague lub tswv yim dab tsi cov ntaub ntawv thiab cov ntaub ntawv. No tib yam Secretary - kev ua si.

Secretariat qhauj ua yooj yim zog cov ntaub ntawv los xyuas dua. Tus duab thiab cov nta ntawm kev ua hauj lwm lub koom haum kev khaws ntaub ntawv kev pab cov lag luam yog muab faib mus rau hauv cov hom:

• Centralized - tag nrho cov secretaries yog nyob rau hauv tib lub department thiab kev kawm-chief clerical worker los yog Senior Secretary.
• Decentralized - lub secretaries thiab neeg ua hauj lwm ua lawv tej hauj lwm, kis tau thoob plaws qhov chaw ntawm lub koom haum thiab kev kawm rau txawv superiors.
• Tov - nws yog feem ntau nyob rau hauv loj lub koom haum.

Nta ntaub ntawv teev tseg lub tuam txhab yuav ncaj qha mus nyob ntawm seb dab tsi rau secretariat saws.

Instruction rau chaw ua hauj lwm-ua hauj lwm

Txawm li cas los ntawm qhov luaj li cas thiab daim ntawv ntawm cov tswv cuab, nyob rau hauv tej lub koom haum yuav tsum muaj ib tug normative ua regulating lub zog ntawm cov ntaub ntawv. Yuav ua li cas yog lub qhia ntawv rau cov ntaub ntawv kev tswj, thiab yuav ua li cas ua? Qhov no qhov teeb meem yog ib yam uas txhawj xeeb tsis tsuas mus rau secretaries tab sis kuj nrog cov thawj coj.

Instruction rau chaw ua hauj lwm-ua hauj lwm - qhov no yog qhov internal kev cai ntawm lub koom haum pom zoo los ntawm qhov kev txiav txim los yog kev qhia ntawv manuals, perpetual kev txiav txim. Nws sau tag nrho cov ua sawv ntawm lub tso cai ntawm lub daim ntawv, yog cov npe ntawm cov posts, uas nws kos npe tau kuaj xyuas cov ntaub ntawv, nyob rau cov qauv kuaj, teb thiab cov ntaub ntawv.

khaws ntaub ntawv

Nyob rau hauv me me cov koom haum nrog ib tug tsawg theem ntawm cov ntaub ntawv (tsawg tshaj li 200 tauj ib xyoos) yog tsis muaj lo lus nug hais tias qhov no cov ntaub ntawv cia. Txhua yam yog txiav txim siab rog cov neeg ua hauj lwm lawv tus kheej, los yog txawm lub taub hau.

Yog hais tias cov ntaub ntawv cia luag num yog tsis ncaj neeg ua hauj lwm thiab tsis sau tawm nyob rau hauv nws ua hauj lwm daim ntawv cog lus, nws yog tsim nyog los muab ib tug decree tso lawv zog. Qhov no daim ntawv yuav tsum nthuav dav mus rau xim ntxiv cov hauj lwm, cov dej num thiab cov nyiaj.

Nta neeg ua hauj lwm cov ntaub ntawv

Yog hais tias koj lub koom haum ua hauj lwm ib zaug xwb neeg ua hauj lwm, kom paub tseeb tias koj yuav tsim kev ua hauj lwm cov ntaub ntawv. Cov nqe lus nug ntawm yog dab tsi HR outsourcing, yog tshwj xeeb tshaj yog ib qho tseem ceeb rau cov tuam txhab uas muaj ib tug me me muaj pes tsawg tus neeg ua hauj lwm.

HR outsourcing - yog los xyuas kom meej lub zog ntawm kev cov ntaub ntawv muaj feem xyuam rau cov kev ua hauj lwm ntawm cov neeg ua haujlwm. Feem ntau, cov hauj lwm nqa tawm los ntawm ib tug tshwj xeeb chav tsev - Cov neeg ua Department. Lawv zog muaj xws li kev txais tos, ua thiab cia ntawm HR cov ntaub ntawv. Xws li cov ua ntawm koj tus kheej cov ntaub ntawv uas yog pub leej twg paub.

Cov neeg ua ntaub ntawv feem ntau ua nyias los ntawm lub zuag qhia tag nrho raws li cov kev cai ntawm kev ceev ntiag tug thiab cia nta.

optimization ntawm chaw ua hauj lwm

Dua li ntawm qhov ceev ceev txoj kev loj hlob ntawm cov technologies, ntau cov koom haum tsis yooj yim rau optimize cov workflow. Tseem yuav ua rau cov laus-fashioned ntawv xov xwm thiab kev tu ncua cav.

Qhov no yog vim ob yam tseem ceeb:

• kuj mus innovation enterprise neeg ua hauj lwm;
• tsis muaj nyiaj txiag.

Managers yuav tsum nco ntsoov hais tias workflow optimization nrog loj kev nqis peev uas muab ib tug tseem ceeb nyiaj txiag nyhuv.